Auszug aus der cns-Website.
Quelle: www.cns-nuernberg.de/index.php?id=279
Stand: 19. Mai 2012

Tourtaschen

Ausgangssituation

Belege zu einzelnen Touren werden in sogenannten Tourtaschen gesammelt. Dabei handelt es sich üblicherweise um folgende Dokumente:

• Fahrauftrag
• Speditionsaufträge
• Lieferscheine
• sonstige Tourbelege

Jede Tourtasche hat einen Fahrauftrag und beliebig viele Speditionsaufträge. Zu jedem Speditionsauftrag können ein oder mehrere Lieferscheine vorliegen. Die benötigten Tourpapiere werden an die Fahrer ausgehändigt. Die restlichen Unterlagen verbleiben im Haus. Bei Rückmeldung müssen die unterschriebenen Papiere wieder mit der restlichen Tourtasche zusammengeführt und auf Vollständigkeit überprüft werden. Häufig bitten Kunden um Zusendung Ihres Lieferscheines.

Daraus folgt:

• aufwendige Prüfung bei Rückmeldung
• Doppelablage / Gefahr der Falschablage
• langwieriges Suchen / hoher Zeitaufwand bei Kundenanfragen

Lösung

Alle Tourdokumente werden mit einem Barcode versehen, der für die spätere Belegverarbeitung die entsprechende Sendungsnummer enthält. Auf die selbst generierten Dokumente (Fahrauftrag, Speditionsauftrag, etc.) wird bereits beim Ausdruck ein Barcode aufgebracht, Fremdbelege werden mit einem entsprechenden Barcodelabel beklebt. Die Belege werden nach Abschluss der Tour im Block über ELO eingescannt. Dabei bildet der Fahrauftrag das „Deckblatt“. Danach folgen allgemeine Tourdokumente, anschließend die Speditionsaufträge mit zugehörigen Lieferscheinen. ELO fügt automatisch alle Tourdokumente in einer digitalen Tourtasche zusammen. Hierbei werden die Belegarten identifiziert, mit Zusatzinformationen aus der Speditionsdatenbank versehen und digital archiviert. Dabei erfolgt eine Validierung der eingescannten Belege. Ein nachträgliches Zuordnen von Dokumenten wird ebenfalls über einen entsprechenden Barcode oder durch Eingabe des Belegtyps und der Tournummer, bzw. Speditionsauftragsnummer oder Kundenauftragsnummer ermöglicht.

Nutzen

• automatische Prüfroutinen bei Rückmeldung vereinfachen den
Prüfvorgang
• Dokumente sind für alle Berechtigten jederzeit verfügbar
• Versand per Fax oder E-Mail direkt aus dem Archiv
• Abrufen von Dokumenten über das Internet
• keine Doppelablage
• Zeit- und Kostenersparnis

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