Auszug aus der cns-Website.
Quelle: www.cns-nuernberg.de/index.php?id=280
Stand: 19. Mai 2012

Sendungsanmeldung

Ausgangssituation

Die Sendungsanmeldungen treffen täglich in unterschiedlichen Versionen, z.B. per Fax, Telefon, Email etc. ein. Nach einer Erstsichtung werden die Anmeldungen erfasst. Danach erfolgt der Druck eines Abholscheines, die Verplanung im Speditionssystem, sowie die Ablage im Kundenordner.

Dies bedeutet:

• Hoher Aufwand bei der Ablage
• Langwieriges Suchen
• Aufwendiges Extrahieren des Einzelbeleges bei Sammelanmeldungen.
• Hoher Zeitaufwand bei Bearbeitung von Kundenanfragen

Lösung

Die Belege werden wie bisher erfasst und disponiert. Statt der Papierablage im Kundenordner erfolgt die digitale Archivierung in ELO. Sendungsanmeldungen, die als Fax oder Email eingehen, werden ohne vorherigen Ausdruck in ELO weiterverarbeitet. Vorhandene Papierbelege werden über Scanner eingelesen und archiviert. Die Belege stehen sofort nach der Verschlagwortung in ELO zur Verfügung und können dadurch einfach recherchiert werden.

Nutzen

• Zeit- und Kostenersparnis bei Ablage
• Fehlerfreie Ablage
• Sekundenschnelles Finden von Einzelbelegen
• Motivierte Mitarbeiter
• Reduzierung der Druck- / Kopierkosten
• Erhöhung der Kundenzufriedenheit

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