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POD / AblieferungsnachweiseAusgangssituation
Viele Speditionen sind in Kooperationen organisiert, um Sendungsaufträge möglichst wirtschaftlich ausführen zu können. Dies bedeutet, dass die Auslieferung der Sendung nicht direkt durch den eigentlichen Auftragnehmer erfolgt. Als Nachweis zur ordnungsgemäßen Auftragserfüllung dienen sogenannte Ablieferungsnachweise (POD, Proof of delivery). Um eine reibungslose Abrechnung gewährleisten zu können, sind zentrale Clearing-Stellen eingesetzt. Die ausliefernde Spedition sendet hierzu den vom Empfänger unterzeichneten Abliefernachweis in der Regel per Post oder Fax an diese Zentrale.
Dort werden diese bearbeitet und anschließend archiviert.
Daraus folgt: • Verzögerungen bei der Abrechnung durch langwierigen Postweg
• Dokumente gehen verloren
• aufwendige Bearbeitung von Kundenanfragen
(Sendungsstatus unklar)
• langwieriges Suchen von Abliefernachweisen
(Reklamationen/ Schadensabwicklung)
Lösung
Die Abliefernachweise werden nach Auslieferung der Waren vor Ort bei der ausliefernden Spedition mit ELO eingescannt. Anschließend erfolgt eine automatisierte Übernahme der Sendungsnummer (via Barcode oder OCR). Anhand dieser Sendungsnummer können weitere Informationen an das Dokument geknüpft werden (z.B. Versender / Empfänger). Bei der digitalen Archivierung wird eine Kopie des Beleges, sowie die zugehörige Verschlagwortung in ein Übergabeverzeichnis kopiert. Von der jeweiligen Spedition erfolgt die Übertragung an die Zentrale. Der Absender erhält eine Meldung über die erfolgreich übermittelten Belege.
Nutzen • keine manuelle Ablage
• Auskunft über den Status der Sendung jederzeit möglich
• Versand von Dokumenten per Fax oder E-Mail direkt aus dem Archiv
• Abrufen von Dokumenten über das Internet (ELO-Internetgateway)
• Beschleunigte Rechnungsstellung
• Erhöhung der Kundenzufriedenheit
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