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Position: / Produkte / M-Archiv ELO in M3 Logisticware
M-Archiv ELO ist ein Bestandteil von Logistic-Chain-Ware® unseres Partners Dr. Malek Software GmbH. Für diese Lösung sind wir Ihr Ansprechpartner für Beratung & Support.
M-Archiv ELO: Archivierung & Dokumentenmanagement mit ELO
• Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
Unternehmen, gleich welcher Größe, unterliegen der gesetzlichen Pflicht zur Aufbewahrung und Archivierung von wichtigen Geschäfts- und Finanzunterlagen. Dies gilt ebenso für E-Mails, wenn diese betriebliche oder gesetzliche Angelegenheiten oder Finanztransaktionen jeglicher Art betreffen. In der Regel muss für die Archivierung eine Frist von zehn Jahren eingehalten werden. Die Ablage hat so zu erfolgen, dass eine Einsicht in die Dokumente zu jeder Zeit gewährleistet ist. Dabei muss sichergestellt sein, dass die Dokumente in keinem Fall verändert oder gelöscht werden können.
Damit M3 Logisticware® auch diesen gesetzlichen Vorschriften gerecht wird, haben wir uns für ein spezielles Archivierungs- und Dokumentenmanagementsystem ELO - den Elektronischen Leitzordner - entschieden und in M3 Logisticware® eingebunden. Denn ELO trägt seinen Teil zu einer möglichen Langzeitarchivierung in Form von revisionssicherer Ablage bei.
• Prinzip der Archivierung mit ELO - dem Elektronischen Leitzordner -innerhalb von M3 Logisticware®
Eine integrierte Schnittstelle ermöglicht es mit großem Komfort, alle in M3 Logisticware® erzeugten Dokumente ohne zusätzliche Eingriffe vollautomatisch in ELO zu archivieren. Diese Archivierung basiert auf der Produktplattform des elektronischen Leitzordners (ELO). - In ELO wird bei der Installation eine Archivstruktur eingerichtet, die es M3 Logisticware® gestattet, abgestimmte Dokumente automatisch strukturiert, z.B. nach Angeboten, Frachtdokumenten, Fakturabelegen abzulegen. Diese Struktur kann sich an der bisherigen Papierablage orientieren.
- Die jeweiligen Dokumenttypen werden bei der Archivierung mit Informationen, nämlich Dokumentenart und Referenz versehen.
- Für die Archivierung werden Verschlagwortungsmasken je Dokumententyp bereitgestellt.
- M3-Dokumentenrückläufer, z.B. unterschriebene Ablieferbelege, werden beim Einscannen durch den aufgedruckten Barcode identifiziert und automatisiert archiviert.
- In M3 Logisticware® kann von allen M3-Usern direkt nach diesen Dokumenten über die Schaltfläche „Lupe“ recherchiert werden.
- Für dieses in M3 Logisticware® integrierte Verfahren ist nur eine ELOenterprise-Lizenz nötig.
• Realisierung von ELO in M3 Logisticware®
Für den Anwender ist diese Umsetzung in M3 Logisticware® nur anhand einer neuen Schaltfläche – der Lupe – zu erkennen. - Während des Echtdrucks erzeugt M3 Logisticware® eine Parallelausgabe pro Dokument an ELO im PDF-Format. Dies erfolgt im Hintergrund, ohne dass eine Anwenderinteraktion erforderlich ist.
- M3 Logisticware® kann direkt einen Barcode mit Suchbegriff auf die Dokumente aufdrucken.
- Kommt ein Dokument zurück, z.B. ein Ablieferbeleg mit Unterschrift, wird dieses eingescannt. ELO erkennt den Barcode und ordnet diesen Beleg automatisch der betreffenden Sendung oder anderen Datensätzen zu
• Leistungsumfang des ELO-Basis-Moduls in M3 Logisticware®
Das Grundmodul ermöglicht - allen M3 Logisticware®-Usern, die mit M3 Logisticware® erzeugten und in der M3-Leistungsbeschrei-bung definierten Belegarten direkt vollautomatisch in ELO zu archivieren.
- alle durch M3 Logisticware® erzeugten Frachtdokumente, die einen Barcode für ELO ausweisen, im Rücklauf von einem definierten User einzuscannen und automatisiert in ELO abzulegen.
- Fremdbelege, d.h. Belege ohne M3-ELO-Barcode beim Einscannen manuell mit einem M3-Identbegriff zu verschlagworten und in die abgestimmten Verzeichnisse abzulegen.
Alle so in ELO archivierten Belege können von allen M3 Logisticware®-Usern über die oben beschriebene Schaltfläche (Lupe) recherchiert werden.
• Optionale Erweiterungen für ELO
Die Produktpalette von ELO ist vielfältig und der Einsatz ist in den unterschiedlichsten Branchen möglich. ELO kann sowohl als Einsteigerlösung für klein- bis mittelständische Betriebe als auch für modulare Client/Server-Systeme angeboten werden.
ELO bietet Ihnen neben den o.a. Standardfunktionen über die Schnittstelle von M3 Logisticware® eine Vielzahl von weiteren Möglichkeiten für Ihr Unternehmen. Mit geringem Aufwand können Ihre individuellen Anforderungen analysiert und gewinnbringend umgesetzt werden. So können beispielsweise auch externe Dokumente, Schadenfotos, Quittungen, Eingangsrechnungen, Reklamationen, E-Mails, Faxe usw. den entsprechenden Datensätzen in M3 Logisticware® zugeordnet werden. Hierzu gibt es verschiedene Möglichkeiten, diese Zuordnung zu treffen, z.B.:
- eine manuelle Eingabe während des Scannens,
- Druck und Aufkleben von Babylabels vor dem Scannen und somit Gewährleistung für eine vollautomatische Zuordnung.
Möchten Sie individuelle Suchanfragen durchführen, um sich unterschiedliche Dokumente zu einem Vorgang anzeigen zu lassen? Die Suchkriterien können nach Ihren Vorgaben erweitert werden! Nutzen Sie den möglichen Workflow zur Optimierung und Transparenz Ihrer Prozesse.
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