reifen com GmbH

Einführung von ELOenterprise und Integration in die Anwendung MSI-Reifen sowie Eingangsrechnungsverarbeitung.

Unternehmen:

Mit über 300.000 Kunden jährlich und fast 30 Filialen ist reifen.com eines der führenden Unternehmen im Bereich des Reifen-Service. Im Online-Reifen-Handel zählt reifen.com zu den Top-Playern in Deutschland.

http://www.reifen.com/

Herausforderung:

Die Filialen erzeugen dezentral über Terminalserver verschiedene Belege. Die Kopien für die interne Aufbewahrung dieser Dokumente werden dort gesammelt und auf dem Postweg oder über einen Paketdienst an die zentrale Verwaltung in Hannover zur Archivierung gesandt. Zugriffe auf die hier abgelegten Dokumente erfolgen in der Regel nicht. Ziel war es, diese Dokumente vollautomatisiert digital zu archivieren. Hierbei galt es vor allem, die gesetzlichen Rahmenbedingungen für diese Form der Archivierung zu  beachten.

Ein weiterer Aspekt war die zentrale Bereitstellung der Dokumente für alle berechtigten Anwender.

In einer nächsten Stufe sollte der Prozess der Eingangsrechnungen  über einen Workflow gesteuert werden. Dabei sollten die Eingangsrechnungen direkt im Posteingang digitalisiert, elektronisch zu den Bearbeitern geleitet und anschließend digital archiviert werden.

Lösung:

Einführung von ELOenterprise und eine Integration in die Anwendung MSI-Reifen. Die in MSI-Reifen erzeugten Dokumente werden nach vollständiger, automatischer  Indizierung in der vorgesehenen Archivstruktur mit dem Dokumentenstatus „revisionssicher„ abgelegt und eine Statusmeldung „archiviert“ an MSI-Reifen zurückgegeben.

Zur Eingangsrechnungsbearbeitung wurde der rechnungsManager for ELO entwickelt, durch den es möglich ist, digitale Dokumente wie Papier zu bearbeiten.

Nutzen:

Die Dokumente müssen nicht mehr mühsam auf dem Postweg versendet werden. So werden Zeit und Kosten gespart. Außerdem sind sie revisionssicher archiviert und stehen allen berechtigten Anwendern jederzeit zur Verfügung.

Eingangsrechnungen laufen workflow-gesteuert durch das Unternehmen. Die  vollautomatische Verbuchung der digitalisierten Rechnung ist möglich. Alle Rechnungen werden in ELO rechtskonform archiviert. Diese Form der Eingangsrechnungsverarbeitung verbessert den Bearbeitungsprozess wesentlich und spart dadurch wertvolle Arbeitszeit und Geld.

Zitat:

„Der rechnungsManager for ELO hat unsere Anforderungen voll und ganz erfüllt – ja, teilweise sogar übertroffen. Der Prozess „Eingangsrechnungsbearbeitung“ konnte in unserem Hause durch den Einsatz des rechnungsManagers erheblich optimiert werden."

Olaf Sockel, Geschäftsführer