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InternetrechercheAusgangssituation
Viele Speditionen sind in Kooperationen organisiert, um Sendungsaufträge möglichst wirtschaftlich ausführen zu können. Dies bedeutet, dass die Auslieferung der Sendung nicht direkt durch den eigentlichen Auftragnehmer erfolgt. Als Nachweis zur ordnungsgemäßen Auftragserfüllung dienen sogenannte Ablieferungsnachweise. Der Auftragnehmer benötigt den Originalablieferbeleg zur Rechnungslegung und hält diesen für evtl. Rückfragen des Kunden bereit. Die ausliefernde Spedition sendet hierzu den vom Empfänger unterzeichneten Lieferschein in der Regel per Post oder Fax an den Auftragnehmer.
Daraus folgt: • Verzögerungen bei der Abrechnung (Belege kommen auf dem Postweg
abhanden)
• aufwendige Bearbeitung von Kundenanfragen (Sendungsstatus)
• langwieriges Suchen von Abliefernachweisen
(Reklamationen / Schadensabwicklung)
Lösung
Die unterschriebenen Abliefernachweise werden dezentral bei der ausliefernden Spedition eingescannt und in ELO archiviert. Während der Archivierung wird eine Kopie des Beleges, sowie die zugehörige Indizierung in ein Übergabeverzeichnis kopiert. Diese werden anschließend auf einem hierzu eingerichteten ELO Web-Server abgelegt. Damit stehen allen berechtigten Anwendern (Mitarbeiter und Kunde) die entsprechenden Dokumente mittels modernem Web-Browser (ab Microsoft Internet-Explorer 4.x oder Mozilla 1.x) plattformunabhängig über das Internet zur Verfügung.
Nutzen • Optimierter Belegfluss
• Versand von Dokumenten entfällt
• Keine Nachfragen der Kunden über Sendungsstatus
• Kunde kann sich selbstständig, jederzeit informieren
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