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Digitaler RollkartensplitterAusgangssituation
In vielen Speditionen kommen Rollkarten zum Einsatz. Hier sind die einzelnen Sendungen für eine Tour aufgelistet, die der jeweilige Empfänger mit seiner Unterschrift quittiert. Häufig wird vom Auftraggeber der Ablieferbeleg als endgültiger Beweis für die Auslieferung der Sendung beim Empfänger gewünscht. Dies löst einen langwierigen Suchprozess aus. Da aus Datenschutzgründen nicht die gesamte Rollkarte ausgehändigt werden darf, muß vor dem Versand der entsprechende Abschnitt aus der Rollkarte extrahiert werden. Dies erfolgt durch aufwendiges Abdecken und Kopieren oder Ausschneiden.
Daraus folgt: • langwieriges Suchen
• aufwendiges Extrahieren des Einzelbeleges
• hoher Zeitaufwand bei Bearbeitung von Kundenanfragen
Lösung
Die Rollkarten werden nach der Auslieferung über ELO eingescannt. Durch den digitalen Rollkartensplitter werden diese in Einzelbelege aufgeteilt. Anschließend erfolgt die Archivierung der Rollkarte und der Einzelbelege. Bei der Archivierung werden die Einzelbelege durch eine Datenbankabfrage mit Informationen aus dem Speditionsprogramm (z.B. Versender, Empfänger, Rollkarten-Nr., …) indiziert, so dass spätere Recherchen sekundenschnell zum gewünschten Ergebnis führen. Optional können die archivierten Einzelbelege dem Kunden direkt via Email zugesendet oder über das ELO Internetgateway zum Download bereitgestellt werden.
Nutzen • sekundenschnelles Auffinden der Rollkarte und der Einzelbelege
• Reduzierung der Druck- / Kopierkosten
• Zeit- und Kostenersparnis
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten
• Einhaltung des Datenschutzes
• Versand von Dokumenten per Fax oder E-Mail direkt aus dem Archiv
• Abrufen von Dokumenten über das Internet
• Erhöhung der Kundenzufriedenheit
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